KSIĘGOWOŚĆ SPÓŁKI z ograniczoną odpowiedzialnością
KSIĘGOWOŚĆ SPÓŁKI Z O.O.
PROWADZENIE KSIĘGOWOŚCI SPÓŁKI Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Na pytanie czy spółka z o.o. musi prowadzić pełną księgowość odpowiedź zawsze będzie twierdząca. Niezależnie od generowanych przychodów spółka z o.o. nie może prowadzić ewidencji księgowej w uproszczonej formie. Istnieje limit przychodów, po którego przekroczenie firma musi przejść na pełną księgowość (aktualnie jest to 2 000 000 euro w przeliczeniu na złotówki), limit ten jednak nie dotyczy spółek z o.o.. Właściciele podmiotów takich jak spółka akcyjna, komandytowa czy właśnie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zawsze musza prowadzić księgi rachunkowe, niezależnie od przychodów.
JAK WYGLĄDA KSIĘGOWOŚĆ W SPÓŁCE Z O.O.
CO SKŁADA SIĘ NA SYSTEM NAZYWANY PEŁNĄ KSIĘGOWOŚCIĄ
Prowadzenie księgowości w spółce z o.o. polega na prowadzeniu kilku rozliczeń, które składają się na całość ksiąg rachunkowych.
DZIENNIK KSIĄG RACHUNKOWYCH
Dziennik w spółce z o.o. stanowi podstawowy element ksiąg. Jest to chronologiczne ujęcie zdarzeń gospodarczych, które miały miejsce w danym okresie. Fundamentalną zasadą prowadzenia tego dokumentu jest możliwość porównania jego obrotów i sald z obrotami i saldami księgi głównej. Sumy zapisów w dzienniku, czyli obroty, muszą być liczone w sposób ciągły.
Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a każdy z nich musi posiadać podstawę w formie sprawdzonego i zatwierdzonego dowodu księgowego.
Istnieje możliwość prowadzenia tak zwanych częściowych dzienników, w których grupuje się zdarzenia na podstawie ich rodzajów. Fakt ten musi jednak określać wcześniej polityka rachunkowości spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Ustawodawca przewiduje dwie techniki prowadzenia dziennika – ręczną (tradycyjną) i komputerową. Technika komputerowa umożliwia funkcjonowanie jednego, obszernego dokumentu. W technice ręcznej nie jest to jednak wykonalne – nie ma możliwości zachowania chronologii podczas zapisu wszystkich zdarzeń gospodarczych.
KONTA KSIĘGI GŁÓWNEJ
Zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, na kontach księgi głównej ujmuje się zarejestrowane wcześniej w dzienniku zdarzenia gospodarcze. Konta księgi głównej nazywane są również księgami syntetycznymi lub analitycznymi.
KONTA KSIĘGI POMOCNICZEJ
Konta pomocnicze w spółce z o.o. zawierają zapisy uszczegóławiające i uzupełniające zapisy kont księgi głównej. Prowadzone są w ujęciu systematycznym i stanową odrębny system ksiąg czy zbiorów danych zgodny z zapisami księgi głównej.
Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się dla:
• środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych dla nich odpisów umorzeniowych lub amortyzacyjnych,
• rozrachunków z kontrahentami,
• rozrachunków z pracownikami – stanowią imienną ewidencję wynagrodzeń,
• operacji sprzedaży i zakupu,
• operacji gotówkowych, jeśli jednostka prowadzi kasę,
• kosztów i składników aktywów.
Zestawienie obrotów I sald
Zestawienie obrotów i sald to dokument sporządzany na koniec każdego okresu sprawozdawczego, zazwyczaj na koniec miesiąca, na podstawie zapisów na kontach księgi głównej. Zestawienie to ma charakter informacyjny, ponieważ dostarcza dane niezbędne do sporządzenia sprawozdania finansowego oraz kontrolny – pozwala weryfikować równowagę bilansową. Prawidłowe zestawienie obrotów i sald zawiera:
• symbole lub nazwy kont,
• salda konta na dzień otwarcia ksiąg i na koniec okresu sprawozdawczego oraz obroty za okres sprawozdawczy,
• sumę sald na dzień otwarcia ksiąg i na koniec okresu sprawozdawczego oraz obroty za okres sprawozdawczy.
Wykaz składników pasywów i aktywów
Aktywa to zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, kontrolowane przez jednostkę, które powstały na skutek przeszłych zdarzeń powodujących korzyści ekonomiczne. Aktywa można podzielić na 4 grupy:
• wartości niematerialne i prawne (autorskie prawa majątkowe, licencja, koncesje, znaki towarowe, patenty itp.),
• rzeczowe aktywa trwałe (nieruchomości, grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu),
• należności długoterminowe (należności, których termin płatności jest dłuższy niż 12 miesięcy),
• inwestycje długoterminowe (udziały w spółce z o.o., udzielone pożyczki, lokaty itp).
Pasywa to źródła finansowania aktywów, które określają w jaki sposób spółka zgromadziła środki niezbędne do zakupu aktywów. Pasywa można podzielić na:
• kapitał własny składający się z kapitału zakładowego, zapasowego, kapitału z aktualizacji wyceny i kapitałów rezerwowych,
• kapitał obcy t. zobowiązania wobec dostawców, zobowiązania wobec pracowników, zobowiązania publicznoprawne, kredyty, pożyczki.
SPRAWOZDANIE FINANSOWE W SPÓŁCE Z O.O.
SPORZĄDZANIE SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO SPÓŁKI Z O.O.
Jednym z zadań jakie na podmiot nakłada obowiązek prowadzenia pełnej księgowości w spółce z o.o. jest konieczność sporządzania sprawozdania finansowego. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, obowiązek ten leży po stronie zarządu. Dokument, jakim jest sprawozdanie, stanowi uporządkowane przedstawienie sytuacji finansowej jednostki i jej wyników finansowych. Warunkiem koniecznym do spełnienia podczas tworzenia sprawozdania finansowego jest:
• podanie w nagłówku pełnej nazwy i adresu,
• określenie okresu, którego dotyczą dane,
• określenie czy dotyczy pojedynczej jednostki czy grupy kapitałowej,
• podania waluty w jakiej wyrażono wartości oraz określenie poziomu zaokrągleń,
• załączenie zestawień liczbowych,
• podanie daty sporządzenia,
• spełnienie standardów jakościowych tj. wiarygodność, zrozumiałość, kompetentność, porównywalność, sprawdzalność, ciągłość i terminowość .
Jaki jest termin sporządzenia sprawozdania finansowego? – 3 miesiące. Na przygotowanie sprawozdania zarząd ma nie więcej niż 3 miesiące od dnia bilansowego.
format sprawozdania finansowego spółki z o.o.
Od października 2018 roku sprawozdanie finansowe musi być sporządzane w formie elektronicznej, w formacie XML. XML to język znaczników przeznaczony do reprezentowania danych w strukturalizowany sposób. Aby odczytać sprawozdanie zapisane w tym formacie należy użyć odpowiedniego narzędzi lub aplikacji udostępnianej przez Ministerstwo Finansów.
PODPISANIE SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO
Podpisanie sprawozdania finansowego należy do obowiązku wszystkich członków zarządu lub osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych, czyli księgowego lub księgową. Do podpisu konieczne jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Od chwili kiedy wyłączono opcję sporządzania sprawozdania w papierowej formie, nie można już podpisywać sprawozdania odręcznym podpisem.
ZATWIERDZANIE SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO SPÓŁKI Z O.O.
Sporządzone sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone przez odpowiedni organ, w przypadku spółek z o.o. jest to zgromadzenie wspólników. Zatwierdzenie musi odbyć się do 3 miesięcy od momentu jego sporządzenia czyli na 6 miesięcy od dnia bilansowego, w formie uchwały wspólników.
SKŁADANIE SPRAWOZDANIa FINANSOWEGO SPÓŁKI Z O.O.
Elektroniczne sprawozdanie finansowe może zostać złożone na dwa sposoby:
• bezpłatnie po zarejestrowaniu w RDF – Repozytorium Dokumentów Finansowych
• odpłatnie za pośrednictwem S24 – opcja dostępna dla spółek założonych w S24, jedyna opcja złożenia sprawozdania dla cudzoziemców.
Po zatwierdzeniu sprawozdania kierownik jednostki ma obowiązek złożenia go w odpowiednim urzędzie skarbowym oraz w sądzie rejestrowym wraz z dodatkowymi, obowiązkowymi dokumentami.
SPRAWOZDANIE FINANSOWE - TERMINY
Jeśli rok obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, w kwestii sprawozdania finansowego obowiązują następujące terminy:
• do 31 marca należy sporządzić sprawozdanie (3 miesiące od dnia bilansowego tj. 31.12),
• do 30 czerwca należy zatwierdzić sprawozdanie (6 miesięcy od dnia bilansowego tj. 31.12),
• do 10 lipca należy złożyć sprawozdanie w US (10 dni od zatwierdzenia),
• do 15 lipca należy złożyć sprawozdanie w sądzie rejestrowym (15 dni od zatwierdzeni).
ELEMENTY SPRAWOZDANIA FIANSOWEGO
Na sprawozdanie finansowe składa się:
• wprowadzenie do sprawozdania finansowego,
• rachunek zysków i strat (rachunek wyników),
• bilans,
• zestawienie zmian w kapitale własnym,
• rachunek przepływów pieniężnych,
• dodatkowe informacje i objaśnienia.
PODATKI W SPÓŁCE Z O.O.
OPODATKOWANIE SPÓŁKI Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
9% cIT w spółce z o.o.
Przepisy prawa podatkowego przewidują dwie stawki CIT dla spółki z o.o. – 19% oraz 9% dla tych podmiotów, które nie przekroczą limitu 2 000 000 euro przychodów w danym roku obrotowym. Podatek ten płacony jest od dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o koszty jego uzyskania. Każda nowa, dopiero zarejestrowana spółka z ograniczoną odpowiedzialnością płaci CIT w wysokości 9%.
KTO PROWADZI KSIĘGOWOŚĆ SPÓŁKI Z O.O.
KTO PROWADZI KSIĘGI RACHUNKOWE W SPÓŁCE Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Prowadzenie księgowości spółki z o.o. zazwyczaj powierza się podmiotowi zewnętrznemu tj. księgowej lub biuru rachunkowemu. Z uwagi na złożoność systemu i stopień skomplikowania ksiąg rachunkowych, do prowadzenia ewidencji konieczne jest posiadanie odpowiednich kwalifikacji, kompetencji i narzędzi. Za prowadzenie ksiąg rachunkowych w spółce odpowiada kierownik jednostki. Zaleca się, aby nawet po podjęciu współpracy z biurem czy po zatrudnieniu księgowej zarząd czuwał nad wywiązywaniem się jednostki zo obowiązków rachunkowo – sprawozdawczych.
ZALETY PEŁNEJ KSIĘGOWOŚCI W SPÓŁCE Z O.O.
KORZYŚCI Z PROWADZENIA PEŁNEJ KSIĘGOWOŚCI SPÓŁKI
Zalety prowadzenia pełnej księgowości to przede wszystkim:
• łatwość w prowadzeniu biznesu, wynikająca z możliwości dogłębnej analizy na podstawie danych gromadzonych w ramach ksiąg rachunkowych,
• dostęp do pełnego obrazu finansowego firmy,
• bezpieczeństwo w zakresie podejmowania działań i planowania inwestycji,
• większe zaufanie ze strony partnerów biznesowych i klientów,
• ułatwienia w zakresie pozyskiwania źródeł finansowania, na przykład kredytu,
• możliwość stworzenia własnej polityki rachunkowości, co pozwala korzystać z różnorodnych rozwiązań finansowych.
WADY PEŁNEJ KSIĘGOWOŚCI
MINUSY PROWADZENIA PEŁNEJ KSIĘGOWOŚCI
Negatywne aspekty prowadzenia pełnej księgowości to:
• koszty wynikające z konieczności zatrudnienia księgowej lub podjęcia współpracy z biurem rachunkowym,
• skomplikowany i złożony sposób ewidencjonowania zdarzeń
• konieczność dostosowania się do regulacji narzuconych przez Ustawę o rachunkowości,
KTO ODPOWIADA ZA BŁĘDY W KSIĘGOWOŚCI
BŁĘDY W KSIĘGOWOŚCI SPÓŁKI Z O.O. KTO ODPOWADA
Niezależnie od tego kto prowadzi księgowość w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, za ewentualne błędy odpowiada kierownik jednostki – zarząd lub konkretny członek zarządu (jeśli został wyznaczony). Zostaje on pociągnięty do odpowiedzialności niezależnie od tego czy samodzielnie prowadził księgi rachunkowe czy tez tylko sprawował nadzór nad prowadzeniem ich przez podmiot zewnętrzny.